东莞职业技术学院印章管理规定
为了进一步加强和规范学校印章的管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等有关规定，结合学校实际，特制定本规定。
第一章 总则
第一条本规定所指印章包括学校党委印章、学校印章、学校钢印、学校领导名章，校内各部门、各基层党组织等部门印章，各校级委员会印章、各种业务专用章等。
第二条学院办公室是学校各类印章的综合管理部门，对印章的刻制统一核准并监督使用。各部门负责人为本部门用印第一责任人，负责本部门印章的管理和审批。
第二章 印章的种类及使用范围
第三条学校党委印章
学校党委印章名称为“中共东莞职业技术学院委员会”。用于以党委名义上报、下发、平送的文件、报表、请柬、奖状、政审等。
第四条学校印章
学校印章代表学校的法定名称，体现学校的权力、凭信和职责。学校印章名称为“东莞职业技术学院”。用于以学校名义上报、下发、平送的文件，合同、协议、证明、项目申报书、职称申报表、各类审批表，统计报表、公函、聘书、请柬、奖状、证书等。
第五条学校钢印
学校钢印名称为“东莞职业技术学院”。用于东莞职业技术学院的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、肆业证书、辅修证书、退休证等证件的照片压印等，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，不能独立使用。
第六条学校领导名章
学校领导名章代表该领导的身份，是行使职务的标志，在一定范围具有规定的效力。校长名章在校长以学校职务身份签署的事项上使用，如用于聘书、毕业证书、录取通知书、录取名册等。
第七条校内各部门印章
学校所属的部门印章不具有法人资格，一般仅限于校内使用，用于一般工作联系。如需对外使用，须经分管校领导审核同意。
第八条各级党组织印章
印章所刊党组织的名称，一般用全称，如文字过多，可以采用通用的简称。党组织印章主要用于党支部、党总支日常工作需要的相关材料。
第九条校级委员会印章
包括学术委员会印章、专业技术职务评审委员会印章等，用于学术委员会日常运作、专业技术职务的评审意见、评审表等。
第十条业务专用印章
专用印章包括“财务专用章”、“图书馆专用章”等，代表学校及职能部门履行某一项专门业务而使用，不能代表整个学校或部门的权力，只能用于印章上刊明的使用范围，超过这个范围不具有法律效力。
第十一条电子印章
电子印章是由学校统一审批和发布，用以证明单位身份，保证在电子校务系统业务活动中数据电文的真实性、完整性的电子数据的载体。主要由学院办公室用于校内电子公文的制发。
第三章 印章的刻制、启用与停用
第十二条学校党委印章、学校印章和学校钢印分别由上级部门核定。
第十三条校内的部门印章、校领导名章统一由学院办公室根据国家和学校规定审核，报分管校领导批准后制发。任何部门和个人不得擅自刻制。
各校级委员会印章、各种业务专用章，由相关部门报分管校领导批准后刻印。各基层党组织的印章由学校组织部报党委批准后根据有关规定刻印。对非学院办公室经办的印章刻制，相关部门刻制完成后，需持新印章到学院办公室留存纸模。
第十四条校内各部门如申请部门印章刻制，需向学院办公室提交申请，经办公室主任审批、分管校领导审核同意后，由学院办公室人员到当地公安机关指定的刻字单位刻制。
原则上校内临时机构不刻制印章，可盖所属（挂靠）部门的印章。一些常设机构确需刻制印章，须由责任部门提出申请，报分管校领导审批、校长审核同意后方可刻制。
第十五条学院办公室对校内各部门刻制的印章进行压印登记，并发布印章启用通知后才可启用。未经发文和压印登记的不准启用。如擅自启用造成后果的，学校将视情节给予处理。
第十六条已使用的印章，如因部门更名、撤销、机构变动或其他原因停止使用，须及时将原印章送交学院办公室封存或销毁。对字迹已经模糊或缺损的印章，要及时向学院办公室提出更换申请，学院办公室重新刻制，更换印章不再发启用通知。
第十七条学校办公室收回废旧印章后要进行登记销帐。对于重要单位或具有保存价值的印章要分期妥善保管；属领导个人名章，应退还给本人，根据领导意见处置；对属于一般部门或临时性机构、保存价值不大的印章应集中起来，定期销毁。销毁废旧印章，必须报请学院办公室主任批准后进行，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。
第四章 印章的使用程序
第十八条使用印章必须办理登记手续。用印部门先填写用印申请单，根据不同类型、不同事项的审批权限，报相关部门、校领导审批同意后，将需盖章的文件交给监印人。用印时，监印人要在了解用印内容、核实用印数量等相关信息后才可用印。
第十九条党委印章使用程序
（一）以校党委名义上报和下发的公文用印，按公文办理程序执行，学院办公室办文人员送分管校领导审核、党委书记审批签发后用印。
（二）组织管理、干部管理、纪委等方面常规性工作用印，申请部门报分管校领导审批同意后用印。
（三）其他事由需用印的，申请部门须报学院办公室主任审批、分管校领导审核。如属于“三重一大”范围内的重要材料，申请部门根据学院办公室审批意见，报送分管校领导、党委书记审批同意后用印。
第二十条学校印章使用程序
（一）公文类文件
1.正式公文
带学校版头、文号的请示、报告、公函等正式公文，按公文办理程序执行。对经校长签发的各类公文，由学院办公室办文人员负责用印，不需再单独履行用印审批程序。
2.不需文号、可带学校红头便签的文件
属于“三重一大”范围内的重要材料，特别是上报教育部、省教育厅、市政府等单位材料，如计划任务书、统计报表、调研报告、审查表、项目申报表等方面的文件，申请部门需须报送学院办公室主任、分管校领导、校长审批同意后用印。
3.对用于对外交流联络的一般事项，如教职工到外单位联系工作、调研交流函、邀请函，在校学生外出参观、实习等文件，申请部门报请分管校领导审批后方可用印。
（二）合同协议类文件
1.根据《东莞职业技术学院合同管理暂行办法》（东职〔2017〕75号）第五条，学校合同按照重要程度和所涉金额大小分为重大合同和一般合同。
（1）重大合同
法律关系复杂、对学校有重要影响（如合作办学、校企合作、国际交流等合同）以及金额在10万元（含）以上的经济合同为重大合同。合同提出部门经办人提出申请，经部门负责人审核后，经办人将合同同时分发业务归口管理部门、法律顾问、财务处（涉及学校财务收支和资产变动）、审计监察处审核，再送合同提出部门分管校领导审批、校长审批同意后用印。
（2）一般合同
对5万元以上、10万元以下合同项目，合同提出部门经办人提出申请、部门负责人审核后，经办人将合同同时分发业务归口管理部门、法律顾问、财务处（涉及学校财务收支和资产变动）审核，再送合同提出部门的分管校领导审批同意后用印。
对5万元（含）及以下合同项目，合同提出部门经办人提出申请，经法律顾问签字、部门负责人审核同意后用印。
2.对教职工住房租赁合同、资产租赁合同等类型的合同，
合同提出部门经办人提出申请、经部门负责人、分管后勤业务校领导审批、校长审批同意后到学院办公室用印。
3.对不涉及具体经费的，如学生实习协议、劳动合同、保险类协议以及实习基地协议等其他类型合同，合同提出部门经办人提出申请，经部门负责人、法律顾问审核、合同提出部门分管校领导审批同意后用印。
（三）采购类、验收类、财审类文件
（1）采购类文件
对10万元（含）以上项目，后勤处采购经办人提出申请，经部门负责人审核、分管校领导审批、校长审批同意后用印。
对2万元以上、10万元以下项目，采购经办人提出申请，经部门负责人审核、项目提出部门分管校领导审批同意后用印。
（2）验收类文件
对10万元（含）以上采购项目，使用单位项目经办人提出申请，经部门负责人审核、后勤处负责人审核、分管校领导审批、校长审批同意后用印。
根据验收程序，5万元以上、10万元以下采购项目，加盖后勤处印章；5万元（含）及以下采购项目，加盖本部门印章。
（3）财审类文件
后勤处项目负责人提出申请，经部门负责人审核、分管校领导审批同意后用印。
（四）教学、科研类文件
对教学、科研类相关文件，包括师生参加各类竞赛报名、赛程方案、质量工程项目证书；师生项目申请书、专利、著作权、成果推广、横向项目、评估报告、各协会、学会入会申请等文件，由经办人提出申请，经部门负责人审核、职能部门（教务处或科研处）负责人审核、分管校领导审批同意后用印。
（五）人事管理类文件
1.对教职工的招聘、调动、入编、聘任合同、解聘合同及奖励、惩处类证明文件等，由人事处报分管校领导、校长审批同意后用印。
2.对人事管理日常工作材料，如上报的总结、情况统计、荣誉证书、申报集体或个人先进项目等常规文件，人事处报分管校领导审核同意后用印。
3.对教职工、学生等身份确认类文件，如在职证明、在读证明、学生证、学生资助申请表等，分别由人事处、学生处归口管理。申请人提出申请，经所在部门负责人审核、职能部门（人事处或学生处）负责人审核同意后用印。
（六）涉国（境）外类文件
1.对外教聘用合同、各类项目协议、政审表格等文件，外事经办人报部门负责人审核、分管校领导审批、校长审批同意后用印。
2.对外事常规工作程序类文件，如因公出访团组的申请函、行程表、邀请函、行前教育表、因公赴境外学生备案表等文件，外事经办人报部门负责人审核、分管校领导审批同意后用印。
（七）其他类文件
除上述材料之外的其他文件，如事业单位法人证书复印件，介绍信、学生毕业证、结业证、肄业证，非学历教育各类培训班证书等，则由经办人提出申请，经部门负责人审核、
分管校领导审核同意后用印。
对该条款未涉及的用印事项，可参照以上程序办理。原则上，非日常性事务用校级印章，均需要部门负责人审核，相关校领导签字同意。
第二十一条学校领导名章的使用程序
学校领导名章原则上只用于分管工作的公务用印。使用学校领导名章，须经领导本人批准后方可用印。如需使用法人代表签名章，须在履行上述类型用印程序的情况下，增加经校长本人审批同意的环节。
第二十二条在紧急情况下，如果分管校领导无法签署用印意见、但不立刻加盖学校印章将会产生不利后果或延误重要事项的，可报校长签批用印。
第二十三条严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上使用学校党委印章和学校印章。如确因特殊情况需要的，须经党委书记审批同意后方可用党委印章、经校长审批同意后方可用学校印章。
第二十四条学校印章的使用必须严格控制。凡能使用本部门印章的，不用校级印章。
第二十五条学校二级单位的印章一般只作为业务工作用章，在校内使用。学校非独立法人二级单位，无权使用该单位印章对外签署任何文件，如担保、合同、协议、证明等。
校内各部门及各基层党组织师生使用部门印章或本级党组织印章时，由用印人提出申请，经该部门主要负责人或本级党组织书记审批同意后，方可使用。
第二十六条各校级委员会印章、业务专用印章、电子印章的使用，根据相关业务部门的有关规定执行。
第五章 印章的管理
第二十七条学校印章的使用必须坚持严格、安全的原则。学院办公室负责学校各类印章的综合管理，校内各部门办公室负责本部门印章及相关业务专用章的直接管理。
第二十八条各部门负责人对本部门印章必须严格管理，并安排专人负责保管、使用和检查，且将监印人名单报学院办公室备案。
第二十九条校级印章只限在学院办公室内使用，原则上不借出使用。因公外出或特殊情况需借出使用校级印章，必须经校长批准，且由监印人携章前往监印。如有成批加盖的不方便搬动材料，如证书、报表等，经学院办公室主任批准，可由监印人携带印章前往现场监印。
第三十条如需在下班后及节假日使用校级印章，相关部门需提前1天告知学院办公室监印人，并凭相关领导的审批意见用印，否则监印人可不予办理。
第三十一条监印人要坚持原则，严格照章用印，不得擅自用印，违者承担相应的责任。
第三十二条凡有下列情况之一的，用印人可拒绝用印：
（一）未经规定程序审批或批准权限不当的；
（二）内容不完整或与事实情况明显不符的；
（三）与本校工作、业务或教职员工无直接关系的。
第三十三条监印人必须亲自用印。监印人暂离岗位时，可临时委托办公室主任指定的其他人员监印。
第三十四条各部门监印人对本部门印章负有直接责任，部门党政负责人负有领导责任。印章存放地点要求安全保险，平时印章随用随锁，下班后及节假日必须妥善保管，确保印章存放和使用安全。印章若遗失，须立即向部门负责人、学院办公室及保卫处报告，并登报声明该印章作废。
第六章 责任追究
第三十五条任何单位或个人不得私刻公章，否则追究相应法律责任。
第三十六条使用印章的范围应与批准人的职权相适应。若因使用印章不当导致不良后果的，将追究批准人的责任。
第三十七条违反规定使用印章而造成学校名誉损害或经济损失的，学校将追究有关责任人的责任，并有权责成违规违法者承担由此造成的民事、经济法律后果；对伪造印章或使用伪造印章者，涉嫌犯罪的，除追究当事人和主管负责人的责任外，还将移交司法机关追究法律责任。
第七章 附则
第三十八条学校所属的企业独立法人单位的印章及社会团体的印章，由各相关单位根据国家法律法规有关规定自行刻制与管理。
第三十九条本规定由学院办公室负责解释。
第四十条本规定自发布之日起施行，原《东莞职业技术学院用印管理规定》（东职〔2009〕8号）同时废止。
东莞职业技术学院办公室 2019年7月12日印发
