东莞职业技术学院合同管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据国家相关法律、法规、规章及学校章程，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校及学校授权的所属各二级组织机构（不含校属独立法人单位）开展教学、科研以及其他活动时，基于真实经济事项与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。

第三条 学校合同管理遵循防范风险和权责利相统一的原则，实行“统一授权、归口管理、分工负责”的工作机制，原则上通过合同管理信息系统实现全流程管理。

第四条 学校合同管理的内容包括：合同签订、合同履行、合同监督和合同档案管理等。

第五条 起草学校各类合同，应当优先使用国家、行业制定或学校统一制定的合同范本。如无可参考的合同范本，合同业务归口管理部门可另行制定相关业务的合同范本送法治办审查备案后使用。

第六条 学校各部门应当重视对合同的管理，完善内部管理制度，配备相应的合同管理人员，加强协调配合，提高合同管理水平。

第二章 合同管理机构与职责

第七条 学校合同事务由合同综合管理部门、合同业务归口管理部门和合同承办部门依各自职责进行管理。

第八条 学校法治工作办公室（下称法治办）是合同事务的综合管理部门，主要职责包括：

（一）制订、完善学校合同管理的基本规章制度；

   （二）对合同进行法律审核，提出法律意见；

   （三）审查合同范本，会同归口管理部门根据合同范本实际使用情况进行修订；

   （四）为合同承办部门提供法律咨询服务；

（五）协调、指导归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷和涉法涉诉事务；

（六）对合同进行统一编号和归档；

   （七）其他与合同管理有关的事项。

第九条 合同业务归口管理部门是指学校根据业务主管范围和工作职责，授权相关职能部门负责特定类型合同的归口管理工作。主要职责包括：

（一）负责归口管理范围内的合同审核和评估工作；

   （二）指导、督促合同承办部门做好合同订立、履行、变更、争议纠纷处理等工作；

（三）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；

（四）完成学校授权范围内的其他工作。

第十条 合同业务归口管理部门根据机构职能，对特定类型合同进行管理，具体分工如下：

（一）党委宣传部负责管理校园新媒体建设，以及与无形资产相关的合同，包括网站建设、舆情监测等与党委宣传部所管业务有关的合同；

（二）学生处负责管理招生、就业、学生管理、心理健康教育、奖助学金、校方责任险及学生意外事故处理等与学生处所管业务有关的合同；

（三）教务处负责管理现代学徒制、订单班、现场工程师等形式合作办学、联合培养与交流、校内教学实训实践基地建设、教材出版、课程建设等与教务处所管业务有关的合同；

（四）产教融合办负责管理产业学院、产教融合实践基地、产教融合联合体、共同体建设等与产教融合办所管业务有关的合同；

（五）科研处负责管理科研项目合作、科研成果转化等与科研处所管业务有关的合同；

（六）国际交流学院（外事与台港澳事务办公室）负责管理各类中外合作办学和交流、留学生教育、留学合作项目等与国际交流学院（外事与台港澳事务办公室）所管业务有关的合同；

（七）后勤处负责管理采购（货物、修缮工程、服务）、基建工程、捐赠等与后勤处所管业务有关的合同；

（八）继续教育学院负责管理与学历继续教育、非学历教育培训等与继续教育学院所管业务有关的合同；

（九）财务处负责管理与资金借贷、金融服务等与财务处所管业务有关的合同；
   （十）人事处负责管理教职工聘用、兼职教师聘用、教职工国内进修培训和专项聘任协议等与人事处所管业务有关的合同；

（十一）信息与教育技术中心负责管理校园网络基础设施建设、信息系统建设、信息化资源建设、信息化设施和系统运维等校园网络与信息技术服务等与信息与教育技术中心所管业务有关的合同；

（十二）团委负责管理社会实践、志愿服务等与团委所管业务有关的合同。

未列明合同业务归口管理部门的合同或合同内容涉及两个或两个以上归口管理部门的，根据合同性质或主要条款确定。不能确定的，由法治办确定归口管理部门。

第十一条 合同承办部门是指学校各二级部门，包括各二级学院、部、处、室、中心等，是合同管理的具体责任部门。合同承办部门主要职责如下：

（一）负责调查合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等，对承办合同进行可行性论证和风险评估，被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的，不得作为合同相对方；

（二）负责合同洽谈、文本起草，将合同文本及相关材料提请审批；

（三）负责具体执行签订的合同，跟踪掌握合同履行情况， 及时向学校汇报合同履行过程中发现的问题和潜在风险，提出解决意见和建议；

（四）负责妥善处理合同履行中发生的纠纷；

（五）负责合同验收的相关工作；

（六）负责收集保管合同订立及履行过程中形成的有关文件资料，并将合同档案及时归档。

第十二条 合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责具体承办合同有关事务。对合同订立、履行等过程中出现的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

第十三条 财务处和审计办公室是合同监督审查部门，主要职责如下：

（一）财务处负责对合同中有关财务收支、税务等相关条款进行审核，包括合同项目是否符合年度预算或者投资计划，合同标的、价格、结算方式、税费支付、结算条款、履行期限等条款，审核收款和付款金额、手续、方式等是否与合同约定相符等。

（二）审计办公室依据国家法律法规和学校相关规定对合同进行审计监督。

第三章 合同的起草、审查

   第十四条 学校对外订立合同，除合同金额在2万元（含）以下的采购项目或学校另有规定可不采取书面形式订立合同的情形，均要签订书面合同，明确双方权利义务。

第十五条 合同文本起草时，合同承办部门应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大，专业技术或者法律关系复杂的合同，合同承办部门应报请学校组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。协商、谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第十六条 合同承办部门应优先使用法律法规规定采用的标准或示范合同文本。若合同相对方坚持使用其提供的文本，合同承办部门应进行全面预审。对涉及权利义务关系的条款，合同承办部门应根据谈判结果对合同内容进行适当修改、补充。

第十七条 合同条款应当严密完备，除法律规定或按合同性质必须具备的条款外，可以根据具体情况约定其他条款。一般应当包括以下条款：各方详细名称、合同标的、数量、质量要求、价款或酬金、付款方式、履行期限、履约地点和方式、解决争议的方法、退出机制、违约责任、签订时间和有效期限等。

第十八条 合同约定的有效期限原则上不超过三年，最长不超过五年，如需签订超过五年的长期合同，应视合作事项重要性或必要性，根据学校相关议事规则提请校长办公会、党委会研究审议。

第十九条 合同各方签署的单位名称（包括印章）应与合同首部确定的合同主体保持一致。合同相对方为授权代表签署合同的，合同承办部门应对其代表资格进行审核。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

第二十条 合同的末页一般载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样；如合同末页无正文条款的，应当标明“此页无正文，为xx合同签字盖章页”字样。

第二十一条 合同承办部门拟定合同文本后，及时提交合同业务归口管理部门进行业务审查。合同业务归口管理部门重点关注项目的可行性，立项程序的完整性，采购程序的合规性，合同内容是否与招标文件或谈判内容一致，合同要素是否完备等。

第二十二条 合同业务归口管理部门审查通过后，如涉及财务收支，合同承办部门先提交财务处审查，再提交法治办进行法律审查。如涉及资产处置事项，先提交后勤处审查，再提交法治办进行法律审查。如不涉及财务收支、资产处置等真实经济事项的合同，合同承办部门可直接提交法治办进行法律审查。

第四章 合同审批及签订流程

第二十三条 对通过业务审查和法律审查的合同，需要根据标的大小和重要程度按学校有关规定实行分级审批：

（一）对合同金额在2万元（含）以下，如签订书面合同，由合同承办部门负责人审批；

（二）对合同金额超过2万元、在10万元（含）以内的，提交合同业务归口管理部门的分管领导审批。对涉及采购项目的，提交采购项目经费所在部门分管领导审批；

（三）对合同金额超过10万元、少于30万元的，经合同业务归口管理部门分管领导同意后，提交校长审批；

（四）对涉及“三重一大”事项，或者法律关系复杂、对学校利益有重大影响的，还需要根据学校相关议事规则提交校长办公会、党委会审议，根据会议决策确定合同签订事宜；

（五）对不涉及财务收支、资产处置、采购项目等真实经济事项的合同，提交合同业务归口管理部门分管领导审批。

第二十四条 以学校名义签订合同应加盖学校公章或合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表签署。授权代表应根据本办法第二十三条规定的审批权限确定。未经学校审批同意并书面授权，校内非法人单位、组织及个人不得以学校名义或内部单位名义对外签订合同。

第二十五条 合同的签订，原则上应当由合同相对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。若合同相对方坚持我方先签字盖章，我方在对方确认合同版本及条款基础上，审核合同条款无误后也可先签字盖章。

第五章 合同的履行

第二十六条 合同承办部门具体负责合同的履行，如在合同履行过程中发现异常情形，应及时告知合同业务归口管理部门，必要时向分管校领导汇报。分管校领导视问题严重或复杂程度提请学校协调解决合同履行中遇到的问题。

第二十七条 纳入学校招标采购程序的合同，应按学校采购工作等相关制度组织验收工作。

第二十八条 合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办部门应当及时向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履行。如因对方违反合同而使学校遭受损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全相关证据。

如学校无法履行合同，合同承办部门应当及时将相关情况报告合同业务归口管理部门和分管校领导，积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失，并注意收集、保全相关证据。

第二十九条 如确需变更或解除合同，合同承办部门须提出相应依据，并制定应对方案，提交合同业务归口管理部门和分管校领导进行研究。经学校研究同意，变更或解除合同须按照本办法规定重新履行合同签订程序。

第三十条 发生合同纠纷时，合同承办部门应牵头应对纠纷，争取通过各方协商解决。协商不成的，合同承办部门应当在法律规定的诉讼时效内按照合同约定提出诉讼或者仲裁申请，写明必要性和合理性；合同业务归口管理部门审核同意后，报分管校领导、校长审批。经学校审批同意，校长授权法治办处理相关事宜，组织合同承办部门、合同业务归口管理部门等进行仲裁或应诉。

第三十一条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应形成书面合同纠纷处理结果报告，说明纠纷处理的过程和结果，对发生纠纷原因作出分析，对未来拟采取的风险防控措施提出意见。

第六章 合同存档、借阅和评估管理

第三十二条 合同承办部门应当建立合同档案台账，收集和保管合同相关文件资料，包括但不限于合同文本、补充协议、审批流程表、可行性研究报告、合同相对方资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文、合同涉诉文件等。

第三十三条 法治办应当建立合同登记台账，根据线上系统和线下移交的资料，对合同文本进行备案，详细记录各个合同的签订日期、合同类型、合同编号、项目名称、合同额、付款条件、承办单位、经办人、合同对方单位等信息，对合同进行统一编号，形成合同档案后按年度向档案室归档。

第三十四条 如有工作需要，可在校内按照档案借阅有关规定提出合同借阅申请，并按规定进行归还。

第三十五条 合同承办部门应每年年末组织开展本部门合同自评工作，对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析自评，并将自评结果报合同业务归口管理部门汇总。

第三十六条 法治办结合各归口管理部门合同自评结果对学校年度合同履行的总体情况进行分析评估，形成分析报告，同时抄送审计办公室。

第三十七条 审计办公室通过年度内部控制评价或项目审计等方式，基于合同自评结果并根据各单位的合同自评结果开展总体性合同评估工作，并将发现的问题反馈至相关单位。对于合同评估中发现的问题，相关单位应及时整改。

第七章 责任追究

第三十八条 合同承办部门主要负责人是合同承办工作的第一责任人，对合同承办事项负主要责任。合同承办人对所承办合同事项负直接责任。

合同业务归口管理部门、监督审查部门和综合管理部门在其职权范围内承担相应的管理、审查责任。

合同签订的审批人，依据各自权限在合同管理中承担主要领导责任。

第三十九条 如违反合同管理相关规定，造成学校损失的，将视情节轻重追究相关责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第八章 附则

第四十条 本办法由学校办公室负责解释。

第四十一条 合同业务归口管理部门应根据本办法制定相应的合同管理细则，并报法治办备案。

第四十二条  本办法自印发之日起试行，原《东莞职业技术学院合同管理暂行办法》（东职〔2017〕75号）同时废止。

东莞职业技术学院办公室            2024年12月31日印发

（一审：黄蕴琦；二审：梁恒；三审：郭高萍）